Know-how Verlust durch Fluktuation im Unternehmen ist teuer. Mit der Pensionierung der Baby-Boomer wird sich die Situation in den nächsten Jahren zuspitzen. Könnte ein Mitarbeiter oder Neueinsteiger Ihren Job so gut machen wie Sie? Lesen Sie hier, wie Dokumentenmanagement (DMS) dieses Problem beheben kann.

Vielleicht sind Sie spontan dazu geneigt, ganz bescheiden zu denken, dass ja nicht viel mehr nötig sei als eine Ausbildung in einem gleichen oder ähnlichen Gebiet, um Ihren Job etwa so gut machen zu können wie Sie. Aber wenn Sie das denken, unterschätzen Sie Ihre ganz spezifische Kompetenz in Ihrer ganz spezifischen Arbeit. Wenn Sie schon einmal einer temporären Stellvertretung eine kurze Einführung in Ihre Arbeit geben mussten, dann ist Ihnen vermutlich erst in diesem Moment so wirklich bewusst geworden, wie viel Wissen sich bei Ihnen angesammelt hat, ohne das man Ihre Aufgaben nur weitaus langsamer und weniger effektiv erfüllen kann.

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Wissen ist Macht und eine unermesslich wertvolle Ressource für jedes Unternehmen. Durch Ausbildung, aber vor allem auch durch Erfahrung entwickeln Mitarbeitende viel Wissen über Abläufe, Programme, Fachgebiete, Kunden und vieles, vieles mehr. Ein gut ausgebildeter, erfahrener und spezialisierter Mitarbeiter kennt Kniffe und Abkürzungen, hat über die Jahre die schnellsten und besten Methoden herausgefiltert, ist mit Wünschen und Anforderungen von Markt und Kunden vertraut etc. Dieses Wissen macht seine Arbeit um ein Vielfaches effektiver und effizienter und trägt damit enorm zum Unternehmenserfolg bei.

Vorsicht Wissensverlust

Nicht viele Angestellte und Entscheidungsträger denken oft genug daran, dass es sich bei diesem Wissen um eine Ressource handelt, die leicht verloren gehen kann und dann nur sehr schwerlich zu ersetzen ist. Wenn ein Mitarbeiter länger ausfällt oder die Firma ganz verlässt, wird der Wissensstand auf seiner Position praktisch auf die Werkseinstellungen zurückgesetzt. Die Person, welche die Position übernimmt, muss mühsam eingeführt werden und sich das Wissen ihres Vorgängers über lange Zeit neu auf eigene Weise aneignen. Die Firma muss starke Einbussen in der Effizienz und Effektivität hinnehmen.

Dieses Problem stellt tatsächlich für viele Unternehmen eine bedeutende Gefahr dar. Gerade einmal 27 % der befragten Unternehmen gaben in der Statista-Untersuchung «Wissensmanagement in deutschen Unternehmen» an, das Wissen ihrer Mitarbeitenden werde so aufbewahrt, dass andere bei Austritt oder Ausfall deren Arbeit in gleicher Weise übernehmen könnten. In 38 % der befragten Firmen wären die dafür nötigen Informationen nach eigener Aussage in solchen Fällen verloren oder zumindest sehr schwer auffindbar. Glücklicherweise gibt es viel, was Sie tun können, um diesem Problem entgegenzuwirken.

Die Lösung: Wissenskultur und DMS

Um die Gefahr eines Wissensverlusts so weit wie möglich zu minimieren, ist es wichtig, Know-how nachhaltig in Ihrer Firma zu sichern. Zu diesem Zweck sollten Sie in Ihrer Firma eine Unternehmenskultur etablieren, die das Teilen und Konservieren von Wissen zum zentralen Bestandteil der Arbeit macht und es aktiv fördert. Ihre Mitarbeitenden sollten Verfahren zur Wissenssicherung und -weitergabe nicht als mühsam und unnötig, sondern als praktisch und wertvoll betrachten. Das ist die Grundlage dafür, dass ein nachhaltiger Umgang mit Wissen ein fester Teil der Unternehmenskultur wird. Als Herzstück dieser Kultur etablieren Sie dabei ein sogenanntes Dokumentenmanagement- (DMS) oder Enterprise Content Management-System (ECMS).

Beim Dokumentenmanagement wird implizites Wissen zu dokumentiertem, explizitem Wissen. Dokumente werden erfasst und zentral elektronisch abgelegt und können durch intelligente Suchfunktionen von allen im Unternehmen schnell gefunden werden. Dokumentenmanagement-Systeme schaffen eine hilfreiche, übersichtliche Ablagestruktur, die es allen berechtigten Mitarbeitern erlaubt, ohne grossen Suchaufwand etwa mit Volltext- oder Tagsuche auf alle Dokumente zuzugreifen, die gebraucht werden. Ist also ein Mitarbeiter nicht mehr da, so ist sein ganzes Material dank dem DMS für alle frei zugänglich und leicht durchsuchbar, was die Einarbeitung der Ersatz-Arbeitskraft zu einem Kinderspiel macht.

Eine nachhaltige positive Wirkung

Eine Unternehmenskultur, die für ein stetiges Teilen und Konservieren von Wissen sorgt und ein geeignetes Dokumentenmanagement-System nutzt, sichert nicht nur Ihre Produktivität, sondern erhöht auch die Mitarbeiterzufriedenheit, da die Mitarbeitenden weit weniger Zeit mit der mühseligen Suche nach Dokumenten verbringen müssen und Informationen immer schnell zur Hand haben. Das verringert wiederum das Risiko, dass Mitarbeitende Ihr Unternehmen verlassen, und so tut ein DMS auch präventiv etwas gegen das Problem des Wissensverlusts – ein grosser Gewinn für alle Beteiligten.

 

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Peter Arnet
Autor Peter Arnet

General Manager KYOCERA Document Solutions