Enterprise Content Management verändert Unternehmensprozesse zum Besseren, und das tiefgreifend. Tiefgreifende Veränderungen wollen vorsichtig und mit System durchgeführt werden. Deswegen sollten Sie hier nicht auf Change Management verzichten. Wir erklären Ihnen, wie's geht.

Ein digitales Enterprise Content Management-System ist der Schlüssel zur erfolgreichen Firma von heute und morgen. Alle dokumentbezogenen Prozesse können dank digitalem Dokumentenmanagement schneller, effizienter und ökologischer abgewickelt werden. Wenn es darum geht, ein ECM-System in einem Unternehmen zu implementieren, gibt es einige Aufgaben zu erfüllen. Dokumente wollen erfasst, digitalisiert, mit Tags versehen und sinnvoll abgelegt werden, Sie müssen die Zuordnung zur gesamten Dokumentstruktur erfassen und Dokumentengenehmigungsverfahren durchführen und einiges mehr.

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Sie verändern zentrale Strukturen und Vorgehensweisen, wenn Sie digitales Dokumentenmanagement in Ihrer Firma einführen, und deswegen ist es absolut unerlässlich, dabei systematisch und sorgfältig vorzugehen. Um den Überblick zu behalten, lohnt es sich, mit Change Management zu arbeiten. Wir erklären Ihnen, wobei es sich hierbei handelt und welchen Nutzen Sie beim Aufbauen eines ECM-Systems in Ihrer Firma daraus ziehen können.

Was ist Change Management?

Change Management ist nötig, damit eine so weitreichende Bereicherung wie ein Enterprise Content Management-System möglichst reibungslos implementiert werden kann. Es geht primär darum, alle Aufgaben, Massnahmen und Tätigkeiten zusammenzufassen, die eine umfassende, bereichsübergreifende und inhaltlich weitreichende Veränderung wie das Einführen von Enterprise Content Management bewirken sollen. Sie erstellen einen umfassenden Plan mit allen Zielen und den Mitteln, mit denen diese Ziele erreicht werden sollen, und dabei sollte Ihnen klar werden, womit Sie es genau zu tun haben, wo es Probleme geben könnte und wie Sie auf diese reagieren können. Change Management erstreckt sich klassischerweise über 3 Phasen: die Auftauphase (unfreezing), die Bewegungsphase (moving) und die Einfrierphase (refreezing). Diese Phasen werden wir nun unter die Lupe nehmen.

Auftauen...

Die Auftauphase beginnt mit der Einsicht, dass die bisherigen Zustände unzureichend sind, sie werden in Frage gestellt und der Wunsch nach einer Änderung tritt auf den Plan. In Bezug auf ECM werden Sie zum Beispiel merken, dass Ihre firmeninternen dokumentbezogenen Prozesse zu langsam, zu ineffizient und zu fehleranfällig sind. In dieser Phase setzt das Change Management so an, dass es die nach Veränderung strebenden Kräfte stärkt und unterstützt und so ein Veränderungsbewusstsein verbreitet. Die alten Gewohnheiten tauen gewissermassen auf und es kann sich etwas bewegen.

...verändern...

Wenn Sie in der ersten Phase einen guten Job machen, folgt die zweite Phase, die sogenannte Moving- oder Veränderungsphase. Sie ist gewissermassen der Kern des Change Managements. Hier ist es nun Ihre Aufgabe, Lösungen und Pläne zu generieren, neue Verhaltensweisen zu konzipieren und auszuprobieren und mit der Zeit die Probleme in Teilprojekten stückweise zu lösen. So lösen Sie sich langsam aber sicher aus den alten Strukturen und bauen Schritt für Schritt die neuen Strukturen auf, die Sie in eine bessere Zukunft führen sollen. In Bezug auf ECM begutachten und testen Sie in dieser Phase also ECM-Lösungen und schauen, was wo in Ihre bestehenden Strukturen passen und was Veraltetes ablösen könnte. Wollen Sie Ihre Dateien vor Ort oder auf einem externen Server zentral ablegen? Welche Mitarbeitenden sollen welche Zugriffsberechtigungen erhalten? Welche physischen Datenbestände sollen wie digitalisiert und abgelegt werden?

...und festigen

Stück für Stück geht die Veränderungsphase dann in die Phase des Wieder-Einfrierens über. Hier werden die gefundenen Lösungen nun definitiv eingebaut und übernommen und die Veränderung kommt vorerst zu einem Ende. In dieser Phase nehmen Sie den Betrieb mit Ihrem neuen ECM-System auf und arbeiten sich in die neu strukturierten schnelleren, effizienteren Prozesse ein. Wie auch Wasser und Eis leicht den Aggregatzustand wechseln können, sollten auch Sie flexibel bleiben und immer offen sein für einen Wechsel in die vorherigen Phasen, um sich laufend verbessern zu können. 

Fazit

Ein digitales Dokumentenmanagement einzuführen, kann ein sehr grosses Projekt sein, das viele Mitarbeitende, Prozesse, Geräte etc. betrifft. Sie verändern einen Kernaspekt Ihrer Geschäftstätigkeit, wenn Sie anfangen, ein Enterprise Content Management-System zu implementieren. Die Vorteile eines solchen Systems liegen auf der Hand: Ihre gesamte Geschäftstätigkeit wird schneller, effizienter, ökologischer. Umso klarer ist es, dass Sie die Implementierung wohlüberlegt und systematisch angehen sollten. Change Management ist der beste Weg, die Einführung bestmöglich durchzuführen. Lassen Sie sich von den drei Phasen leiten und gehen Sie schrittweise und flexibel vor, dann ist Ihnen gutes Gelingen so gut wie sicher.


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