Spätestens seit NSA und Co. und der Einführunng der DSGVO ist Datenschutz ein sehr wichtiges Thema geworden. Gerade heutige Firmen haben die Verantwortung, ihre vielen sensiblen Daten gut zu schützen. Ein besonders anfälliges Gebiet, das gewöhnlich vergessen geht: der Bereich Drucken, Scannen und Kopieren.

Unternehmen sammeln heute mehr Daten als je zuvor, und das aus verständlichen Gründen. Wer mehr über Kunden, Trends, Chancen etc. weiss als die Konkurrenz, der hat die Nase vorn. Daten sind der Treibstoff im Tank der erfolgreichen Unternehmen unserer Zeit, und es ist heute so einfach wie attraktiv, Daten zu sammeln. So verwalten Unternehmen immer mehr Enterprise Content, sprich Daten, Dateien, Dokumente etc. Und wo Daten sind, da sind leider oft auch Leute, die sie stehlen möchten, von einfachen Vandalen über Aktivisten und organisierte Kriminelle bis hin zu den eigenen Mitarbeitenden. Deswegen gehört das Thema Sicherheit zu jedem seriösen Dokumentenmanagement dazu.

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Der technische Fortschritt hat leider auch zur Folge, dass Cyber-Kriminelle in ihrem zwielichtigen Handwerk besser werden. Folglich werden Cyberattacken auf Daten, die bei Unternehmen gespeichert sind, schwieriger abwendbar und häufiger. Unternehmen sollten sich umfassend informieren, um die bestmöglichen Vorkehrungen treffen und im Notfall Attacken schnell erkennen und richtig darauf reagieren zu können. Ein Zauberwort ist «Sensibilisierung»: Im ganzen Unternehmen sollte allen betroffenen Mitarbeitenden klar sein, welche Gefahren es bei der Internetnutzung gibt, welche Verhaltensweisen unterlassen werden sollten und wie man stattdessen handeln sollte, um maximale Sicherheit zu garantieren. 

Bewusstsein ist vorhanden

Man sollte nicht denken, dass Firmendaten per se einem erhöhten Risiko ausgesetzt seien als private Daten. Nachdem immer wieder Datenskandale die Schlagzeilen dominiert haben (Stichwort NSA), ist das Bewusstsein für Datensicherheitsfragen in der Bevölkerung allgemein und damit natürlich auch in der Erwerbsbevölkerung angestiegen. Beim 16. Datenschutzkongress in Berlin sagten 45 % der Befragten aus, dass sich in ihren Unternehmen das Bewusstsein für Datenschutz seit dem NSA-Skandal deutlich gesteigert habe. Viele Unternehmen sind aktiv geworden, haben ihre Sicherheitslücken identifiziert, IT-technisch aufgerüstet und Richtlinien eingeführt. Da Geräte im Büro oder E-Mail-Server der Firma gehören, den Angestellten nur für die Arbeit dienen sollen und private Nutzung Gefahr mit sich bringen kann, haben viele Unternehmen z.B. angefangen, die private Nutzung der Geräte zu verbieten oder einzuschränken.

Trotzdem können sich auch die wachsamsten, sorgfältigsten Unternehmen nicht auf ihren Investitionen ausruhen. Es gibt immer Hacker, die den IT-Sicherheitsinfrastrukturen überlegen sind. Und es lauern auch Gefahren, denen sich viele weiterhin nicht bewusst sind, darunter das Risiko betreffend Kommunikation über Netzwerkdrucker und Multifunktionsgeräte. Auch der Bereich Drucken, Scannen und Kopieren ist anfällig für Cyberattacken. Obwohl für diese Prozesse prinzipiell die gleichen Sicherheitsstandards wie bei der Nutzung anderer Geräte gelten sollten, werden sie oft ausser Acht gelassen. Sie sollten sich auch hier absichern, indem Sie Passwörter für Netzwerkdrucker einführen, Sicherheitslücken durch Firmware-Updates schliessen, ausgedruckte Daten vor Zugriff durch unbefugte Dritte schützen und die Übermittlung von Druckaufträgen verschlüsseln.

So sichern Sie sich ab

Besonders empfehlenswert sind sogenannte Cost Control & Security-Lösungen wie MyQ oder PaperCut von KYOCERA. Dabei handelt es sich um Programme, die die Daten aller Druckaufträge verschlüsseln und dann an den Server weitergeben. Gedruckt wird erst, wenn sich ein autorisierter Mitarbeiter am Gerät authentifiziert. Somit handelt es sich beim Druckvorgang um ein geschlossenes System, in dem Daten vor Zugriff von aussen sicher sind. Erst mit diesem Puzzlestück kann in Unternehmen eine wirklich umfassend sichere IT-Umgebung entstehen.

Wir halten fest: Besonders empfehlenswerte Lösungsansätze für Datensicherheit in Unternehmen sind Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeitenden, die Einführung von Sicherheitsrichtlinien sowie die Verwendung von Verschlüsselungsprogrammen in der Unternehmenskommunikation und Multifaktor-Authentifizierungen. Ihre Daten sind zu wertvoll, als dass Sie es sich leisten könnten, nicht über ihren Schutz nachzudenken. Mit diesen Lösungsansätzen können Sie viel dafür tun, Ihre Firmendaten zu sichern. Machen Sie Cyberkriminellen das Leben schwer und positionieren Sie sich als vertrauenswürdiges, seriöses und verantwortungsbewusstes Unternehmen.

 

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